Das Ziel jedes Softwareproduzenten ist es, die perfekte Benutzeroberfläche zu erstellen. Die Bedienung soll intuitiv sein und jeder soll das Programm von Anfang an ohne Probleme verwenden können. Aber leider ist dies nur selten der Fall. Gerade Software für komplexe Anwendungen wie zum Beispiel Buchhaltung oder Warenwirtschaftssysteme ist oft sehr kompliziert und ohne richtiges Anlernen ist ein effektives Arbeiten nicht möglich. Aber auch bei weniger komplexen Anwendungen kann eine gute Schulung die Arbeitsleistung erhöhen. 

Schulungen? Brauchen wir nicht! 

Viele Unternehmen vertreten allerdings die Meinung, dass Schulungen für neue Anwendungen nicht notwendig sind. Doch dieser Glaube ist falsch. Nur selten freuen sich die Mitarbeiter über eine neue Anwendung. Da der Mensch ein Gewohnheitstier ist, fällt der Umstieg auf ein neues Programm oft schwer. Ohne Schulung kommt es daher unweigerlich zu Problemen bei der Anwendung und das führt zu Frust. Die Mitarbeiter müssen bei sämtlichen Kleinigkeiten nachfragen und dadurch geht viel Arbeitszeit verloren. Oft sind die Hilfestellungen durch Drittfirmen auch mit Kosten verbunden. So geben Sie mittelfristig mehr Geld aus als eine Schulung durch Profis kosten würde. 

Auch das Anlernen von neuen Mitarbeitern gestaltet sich manchmal schwierig. Oft wird hier auf bestehende Mitarbeiter zurückgegriffen, jedoch kann nicht jeder Mensch Wissen gut vermitteln. Wenn das Wissen auch richtig weitergegeben wird, kann der neue Mitarbeiter schnell eigenständig arbeiten. Sonst kommt es zu vielen Fragen und weder der alte noch der neue Mitarbeiter können effektiv arbeiten. 

Spätestens seitdem bekannt ist, dass der Lockdown noch länger andauert und ein Anspruch auf HomeOffice eingeführt werden soll, stellt sich für viele Unternehmer die Gretchenfrage: Wie kann die Produktivität meiner Mitarbeier im HomeOffice gewährleistet werden?

Viele Unternehmen wehren sich dagegen, unter anderem mit dem Argument, dass die Produktivität ihrer Mitarbeiter dadurch sinken würde. Die Wissenschaft beschäftigt sich seit Längerem mit diesem Thema, allerdings gibt es kein eindeutiges Ergebnis, da die Produktivität im HomeOffice von vielen Faktoren abhängt. Einige dieser Faktoren können Sie aber direkt beeinflussen, um so produktiver im HomeOffice zu arbeiten.

Der Mensch ist ein Gewohnheitstier

06:15 Uhr, der Wecker läutet. Aufstehen, Zähne putzen, Gesicht waschen, duschen, anziehen, zur Arbeit fahren. Tag für Tag derselbe Ablauf und das aus gutem Grund. Der Mensch mag Gewohnheit und die Gewohnheit hilft, den Tagesablauf produktiver zu gestalten.

Darum ist es sinnvoll, wenn Sie diesen morgendlichen Ablauf beibehalten, auch wenn Sie von Zuhause aus arbeiten. Aber auch die Kleidung ist relevant. Gerade bei Telefonaten mit Kunden strahlen Sie mehr Selbstvertrauen aus, wenn sie gut gekleidet sind – auch übers Telefon, ohne dass der Gesprächspartner Sie zu Gesicht bekommt.

Zusätzlich sollte im eigenen Wohnbereich ein separater Raum als Arbeitsplatz definiert werden. Wenn Sie in diesem Raum sind, dann arbeiten Sie. Das bedeutet für die Familie, dass Sie dort in Ruhe gelassen werden, weil Sie gerade arbeiten. Zusätzlich sorgt die Ruhe in einem separaten Raum für eine Umgebung, in der Sie sich konzentrieren können.

Ein Tagesplan hilft dabei, den Tag im HomeOffice produktiv zu gestalten. So sollten Sie sich bewusst Ziele setzen, die Sie heute erledigen wollen. Ohne konkrete Ziele kann es schnell passieren, dass Sie den Tag verschwenden, ohne wirklich produktiv gearbeitet zu haben. Vor allem lästige Störungen durch Smartphones und Social Media können Sie aus ihrer Konzentration reißen. Gerade bei komplexen Tätigkeiten sollte das Smartphone in eine Schreibtischschublade gepackt werden, dann sind Sie nicht dazu verleitet, ständig auf das Handy zu sehen.

Die ergonomische Ausstattung ist wichtig

Da Sie doch jeden Tag viele Stunden an ihrem Arbeitsplatz im eigenen Heim verbringen, sollte dieser auch ergonomisch ausgestattet sein. Wo wären Sie produktiver? Am Couchtisch über einen Laptop gebeugt oder an einem Schreibtisch, ausgestattet mit zwei Bildschirmen, Maus, Tastatur und einem ergonomischen Stuhl?

Gerade wenn Mitarbeiter oft nur einen Tag pro Woche im HomeOffice verbringen, wird die richtige Ausstattung des Arbeitsplatzes vernachlässigt. Darunter leidet dann natürlich die Produktivität. Selbst bei einem Tag pro Woche wären dies dennoch 20 % der Arbeitszeit, die der Mitarbeiter von Zuhause aus arbeitet. Daher sollten Sie auf jeden Fall in das richtige Zubehör investieren.

Ein zusätzlicher Monitor wird zu einem wahren Produktivitätsbooster, wenn es darum geht an mehreren Dateien gleichzeitig zu arbeiten. Nichts ist lästiger und zeitraubender als der ständige Wechsel zwischen Outlook, Excel, Explorer & Co an einem Bildschirm. Zusätzlich können Sie den Monitor in Höhe und Neigung individuell auf Sie einstellen, sodass Sie nackenschonender arbeiten können.

Eine Dockingstation, Maus und Tastatur sollten ebenfalls zum Standard gehören, aber auch ein Headset zum Telefonieren ist wichtig. Einerseits ist die Tonqualität bei einem Headset mit Noise Cancelling (Reduzierung von Umgebungsgeräuschen) besser, auch gestalten sich die Telefonate und Videokonferenzen ergonomischer und produktiver, weil Sie das Telefon nicht halten oder zwischen Schulter und Ohr einklemmen müssen.

Stellen Sie sich vor, es ist Montag. Sie betreten Ihr Büro, wollen den PC einschalten und es passiert… nichts. Der Bildschirm bleibt schwarz, die Technik versagt. Was wie eine Szene aus einem Film klingt, passiert ständig, überall auf der Welt. Hackerangriffe. So wie auch erst vor kurzer Zeit ein Angriff auf die US-Behörden erfolgt ist. Es wurden zwar Daten gestohlen und nicht die Technik lahmgelegt, aber trotzdem beweist dies, dass IT-Sicherheit ein wichtiges Thema ist.

Sie dürfen davon ausgehen, dass die US-Behörden ordentliche Sicherheitsmaßnahmen hatten, nichtsdestotrotz wurden Sie Opfer eines Hackerangriffs. Selbst die besten Sicherheitssysteme bieten also keinen 100 % Schutz, aber trotzdem sollte die IT-Sicherheit nicht vernachlässigt werden. Wären die US-Behörden nicht richtig geschützt, würden solche Angriffe weit öfter passieren.

Nur wie gehen Hacker eigentlich vor? Dem wollen wir auf den Grund gehen und zeigen Ihnen hier anschaulich, wie ein Angriff ablaufen könnte.

Laut KBA wurden in 2019 alleine in Deutschland über 100.000 Firmen angegriffen, teilweise mit Schäden in Millionenhöhe.

Im Januar 2020 wurde der Automobilzulieferer GEDIA angegriffen, die Hacker konnten einen Krypto-Virus einschleusen und Daten entwenden. Da auf Erpressungsversuche nicht eingegangen wurde, blieben die Dateien verschlüsselt. Kurz darauf wurde der Elektrogroßhändler Möhle attackiert. Hier stand der Betrieb 3 Wochen still, bis die Systeme wieder funktionsfähig gemacht werden konnten. KME, der Hersteller von Produkten aus Kupfer, wurde ebenfalls das Ziel von Hackern. Auch hier wurden Daten verschlüsselt und das Unternehmen erpresst. KME musste 1,27 Millionen US-Dollar bezahlen, um wieder Zugriff auf die eigenen Daten zu erhalten.

Geschenke für Technikbegeisterte

Für viele Menschen war das Jahr 2020 ein Jahr voller Katastrophen. Die weltweite Pandemie hat das tägliche Leben überschattet und uns alle vor neue Herausforderungen gestellt: Arbeiten im Home-Office, die Bildung der Kinder wurde ins Internet verlagert und auch die Ausgangssperren machen vielen Menschen zu schaffen.

Es war notwendig, das ganze Leben innerhalb weniger Wochen völlig zu ändern und fast schon über Nacht waren viele Unternehmen gezwungen, die Mitarbeiter von zu Hause aus arbeiten zu lassen. Diese Umstellung war eine große Herausforderung, doch sie birgt auch Chancen. „Arbeit“ muss neu gedacht und digitalisiert werden. Für viele Mitarbeiter ist das Home-Office nämlich sehr ansprechend und es bietet auch viele Vorteile wie zum Beispiel das Wegfallen der Wegstrecken.

Wir von WS-Informatik wollen uns bei Ihnen dafür bedanken, dass wir Sie auf Ihrem Weg unterstützen durften. Diese Herausforderungen haben uns alle näher zusammengeschweißt und gezeigt, dass sämtliche Schwierigkeiten gemeinsam bewältigbar sind.

Daher sprechen wir sämtlichen Mitarbeitern, Kunden, Freunden und auch den Familien ein großes Danke aus. Nur gemeinsam sind wir stark.

Nicht alles war schlecht

Das Jahr 2020 hat aber auch Gutes hervorgebracht. Der technische Fortschritt war nicht zu bremsen und es kamen einige tolle Geräte auf den Markt. Um Ihnen bei der richtigen Auswahl der Geschenke behilflich zu sein, haben wir uns für Sie die Neuheiten angesehen und präsentieren Ihnen hier unsere persönlichen Favoriten um Ihnen die Entscheidung etwas zu vereinfachen. Wenn Sie also noch Geschenke für Technikbegeisterte suchen, werden Sie bei unserer Auswahl definitiv fündig.

Sichere Passwörter

Lassen Sie uns gemeinsam ein kurzes Experiment durchführen. Merken Sie sich bitte das Folgende:

A24.Di,swjJ,wW.

Konnten Sie es sich merken? Vermutlich nicht. Aber machen Sie sich nichts daraus, so geht es den Meisten. Ein Passwort in dieser Art wäre sehr sicher. Da sich Derartiges aber niemand merken kann, verwenden die meisten Nutzer unsichere Passwörter.

Was ist ein unsicheres Passwort?

Ein unsicheres Passwort besteht aus einem oder zwei Wörtern und zusätzlich einer Zahl oder einem Sonderzeichen. So wäre zum Beispiel "Berlin12" ein sehr unsicheres Passwort. Aber auch der Name des Haustiers oder das eigene Geburtsdatum sind keine sicheren Passwörter. Sämtliche Wörter, die im Wörterbuch vorkommen, sollten ebenfalls nicht als Passwort verwendet werden. Bei einer Attacke mit Brute-Force probiert ein Programm automatisch alle Wörterbücher in sämtlichen Sprachen. Schnelle Rechner sind in der Lage ohne Probleme über 1 Million Passwörter pro Sekunde zu testen. Dadurch wäre Ihr Passwort binnen weniger Sekunden gehackt.

Sehr häufig kommt es vor, dass dasselbe Passwort bei verschiedenen Diensten verwendet wird. Und als wäre das nicht schlimm genug, speichern die Nutzer ihre Passwortliste in einer Word-Datei direkt auf dem Desktop oder bewahren sie unter der Schreibtischunterlage auf. Hier ist die Katastrophe schon fast vorprogrammiert.

Die Folgen eines unsicheren Passwortes

Die Auswirkungen eines unsicheren Passwortes können verheerend sein:

IT-Sicherheit im HomeOffice

Immer mehr Unternehmen schicken ihre Mitarbeiter in das HomeOffice und das ist auch gut so. Gerade in der jetzigen Zeit spricht einiges für das Arbeiten von Zuhause aus. Doch bei all den Vorteilen, die ein HomeOffice mit sich bringt, sollte die IT-Sicherheit unter diesen neuen Bedingungen nicht außer Acht gelassen werden. Wie auch der neue Lagebericht des BSI zum Thema IT-Sicherheit aufzeigt, werden Kriminelle immer besser darin, gezielt Sicherheitslücken zu finden, Schaden anzurichten und Unternehmensdaten zu entwenden.

Waren es früher noch ungezielte Massenangriffe mittels E-Mail, werden die Techniken der Betrüger immer raffinierter und auch zielgerichteter. Durch Social Engineering wird versucht, gezielt ein Einfallstor für ein bestimmtes Unternehmen zu finden. Um ein aktuelles Beispiel zu nennen: der ehemalige Bank-Trojaner Emotet gibt sich derzeit als Word-Update aus und ist damit sehr erfolgreich. Wenn ein Unternehmen erst einmal betroffen ist, hat es wenig Chancen, ohne aufwendige und teure Lösungen das Problem zu beheben.

HomeOffice erfordert besondere Lösungen

Da das HomeOffice erst in den letzten Monaten aus der Not heraus populär geworden ist, werden derzeit laufend neue Bedrohungen erkannt, die es so zuvor nicht gegeben hat. Alleine durch den Remotezugriff über VPN ergeben sich völlig neue Möglichkeiten für Kriminelle. Oft sind die Heimnetzwerke schlecht geschützt. Dadurch wird es Angreifern erleichtert ins Firmennetzwerk zu gelangen.

Aber auch der Faktor Mensch bietet im HomeOffice zusätzliche Angriffsfläche. So versuchen Hacker direkt über Mitarbeiter an Firmendaten zu kommen. Wenn Ihr Kollege im Büro sitzt und von Ihnen einen seltsamen Arbeitsauftrag per E-Mail erhält, kann der- oder diejenige Sie persönlich darauf ansprechen. Im HomeOffice wird die Mail vielleicht ausgiebig studiert, bevor zum Hörer gegriffen wird. So arbeiten sich die Betrüger von Person zu Person weiter, bis sie die gewünschten Daten erhalten haben oder Ihre Mitarbeiter dazu gebracht haben, über freiwillig heruntergeladene Schadsoftware das Firmennetzwerk zu infizieren.

Nach wie vor beliebt ist auch die Imitation von Microsoft. Dabei gibt sich die Schadsoftware als Update von Microsoft aus und versucht so, die Menschen dazu zu bringen, die Installation durchzuführen. Diese Technik macht sich aktuell auch Emotet zunutze, um auf das zuvor genannte Beispiel zurück zu kommen. Aber auch Phishing ist nach wie vor sehr beliebt. Früher waren die Mails oft voll von Fehlern, so haben die E-Mail-Empfänger relativ einfach erkannt hat, dass diese fingiert sind. Heutzutage sind Phishing-Mails täuschend echt und für einen normalen Anwender als solche nicht zu erkennen.

Möglichkeiten zur Erhöhung der IT-Sicherheit im HomeOffice

Der beste Schutz gegen Angreifer ist die Sensibilisierung Ihrer Mitarbeiter. Wenn Ihre Mitarbeiter keine verdächtigen Dateianhänge oder Links öffnen und sich im Internet vorsichtig verhalten, sinkt die Wahrscheinlichkeit, von einem Angriff betroffen zu werden.

Wie Corona den Arbeitsalltag auf den Kopf stellen kann

Corona hält nach wie vor die Welt in seinem Bann. Die derzeitigen Infektionszahlen haben mittlerweile wieder den bisherigen Höchstwert erreicht und die Tendenz zeigt weiter nach oben. Immer mehr Leute haben mindestens einen, wenn nicht sogar mehr Erkrankte im Familien- und Bekanntenkreis. Zusätzlich werden fast täglich neue Verordnungen erlassen, die den Alltag, beruflich und privat, massiv beeinflussen.

Für den Ernstfall gerüstet

Im schlimmsten Fall könnte es passieren, dass wegen eines Verdachtsfalles auf Corona die Mitarbeiter die Betriebsstätte nicht mehr aufsuchen dürfen. Dies hätte zur Folge, dass die Verwaltung des eigenen Unternehmens nicht mehr funktionieren würde. Bereiche wie Buchhaltung, Marketing oder auch einfache administrative Tätigkeiten können ohne Zugang zu einem Computer nicht erledigt werden. Aber auch die Kommunikation mit Kunden würde enorm erschwert werden. Ohne Zugriff auf die E-Mails kann keine digitale Kommunikation stattfinden und eine Schließung der Betriebsstätte hätte auch den Ausfall der persönlichen Interaktion zu Folge. Im Ernstfall würde das eigene Unternehmen also völlig handlungsunfähig dastehen.

Falls diese Situation eintritt, ist eine Umstellung auf den Modern Workplace nur mit enormen Schwierigkeiten umzusetzen. Daher sollten Sie sich bereits jetzt über eine eventuelle Änderung informieren, da es viel zu Bedenken gibt. Sowohl die Auswahl der richtigen Hardware, als auch die Schulung der Mitarbeiter im Umgang mit neuen Programmen, wie Microsoft Teams, brauchen Zeit.

Modern Workplace

Was jahrelang von vielen Firmen nicht geschafft wurde, hat nun Corona innerhalb weniger Wochen tief in unserer Mitte platziert: der Modern Workplace. Damit ist nicht nur HomeOffice gemeint, der Modern Workplace ist viel mehr als das. Und er ist ein voller Erfolg. Diverse renommierte Medien wie die Süddeutsche Zeitung berichteten bereits über den Erfolgszug des Modern Workplace.

In der heutigen Zeit nicht wegzudenken

Gerade jetzt, wo viele Experten von einer erneuten Corona-Welle ausgehen, ist ein funktionierendes HomeOffice von essenzieller Bedeutung. Auch wenn viele Unternehmer annehmen, dass die Mitarbeiter daheim weniger produktiv sind, ist diese Annahme falsch, wie eine Studie der Forschungsinstitute IGES und Forsa für die DAK zeigt.

Aber nicht nur die Produktivität ist erhöht, auch das seelische Wohlbefinden der Mitarbeiter steigt an, dies kann zu einer signifikanten Verringerung der Krankenstände führen. Durch das Wegfallen der täglichen An- und Abreise zum Arbeitsort gewinnt der Mitarbeiter an Freizeit. Dadurch erhöht sich die Lebensqualität signifikant, was ebenfalls zu einer erhöhten Effizienz beiträgt.

Wie sieht ein Modern Workplace aus?

Am besten eignet sich für das HomeOffice ein eigener Raum im eigenen Zuhause. Dort kann sichergestellt werden, dass man in Ruhe produktiv seiner Tätigkeit nachgehen kann. Um die technischen Voraussetzungen zu schaffen, eignet sich besonders gut ein Laptop mit passender Dockingstation, sowie einem Monitor mit Maus und Tastatur. So kann einfach und bequem zwischen dem Büro und dem HomeOffice gewechselt werden.

Eine derartige Anschaffung kann für viele Unternehmen teuer werden, aber langfristig lohnt es sich. Das Unternehmen erspart sich monatlich nicht nur Stromkosten, auch durch die erhöhte Effizienz der Mitarbeiter rentiert sich eine Investition meistens sehr schnell.